Los Items se pueden importar directamente a una biblioteca personalizada (Custom Library) mediante un archivo CSV o XLSX. La importación de Items ofrece una forma eficiente de crear o actualizar múltiples Items, costos y estructuras de carpetas sin necesidad de ingresarlos de forma individual.

El proceso de importación valida el archivo antes de realizar cualquier cambio. Los errores pueden revisarse y corregirse antes de completar la importación.

El proceso para preparar los datos de los Items y enviarlos a STACK para su importación incluye los siguientes pasos:

1. Descargar una plantilla de importación de Items (Item Import Template) desde este artículo (ver Descargar una plantilla de importación de Items).
2. Ingresar los datos de los Items en la plantilla.
3. Guardar el archivo como CSV UTF-8.
4. Enviar un ticket de soporte para que tus Items sean importados.

Información clave

• Los Items solo pueden importarse a una biblioteca personalizada (Custom Library).
• Las bibliotecas proporcionadas por STACK, incluidas Quick Start, STACK, 1build y BNi, no pueden modificarse.
• Se aceptan tanto archivos CSV como XLSX para la importación.
• Una plantilla de importación de Items puede descargarse desde la configuración de la biblioteca (Library Settings).
• Los archivos se validan antes de la importación. Los errores identificados deben corregirse antes de poder completar la importación.
• Las estructuras de carpetas pueden crearse y administrarse a través del archivo de importación.
• Los elementos existentes se actualizan cuando coinciden el nombre del elemento y la estructura de carpetas.
• Las actualizaciones pueden afectar proyectos futuros y existentes.
• External ID fue renombrado a Item Number.

Planificación de la importación

Antes de preparar el archivo de importación:

• Completa todos los campos obligatorios.
• No modifiques los encabezados de columna.
• No incluyas filas en blanco u ocultas.
• Confirma que los valores numéricos usen el formato admitido.
• Confirma que los niveles de carpeta estén ingresados en orden.
• Confirma que cada tipo de costo (Cost Type) incluya el costo unitario (Unit Cost) requerido.
• Si usas CSV, guarda el archivo como CSV UTF-8.
• Los archivos XLSX pueden subirse sin necesidad de convertirlos a CSV.

NOTA
Los cambios en Items existentes pueden reflejarse en proyectos existentes y futuros. Guarda copias de los reportes y Estimates relevantes antes de importar, si es necesario.

Descargar una plantilla de importación de Items

Descarga una plantilla de importación de Items específica por gremio (trade) desde este artículo, complétala, guárdala como archivo CSV UTF-8 y envíala a STACK para su importación.

• 01 StackItemImportTemplate
• Div_03_Concrete_Import_Template
• Div_04_Masonry_Import_Template
• Div_05_Metals_Import_Template
• Div_06_Millwork_Import_Template
• Div_06_Wood_Carpentry_Import_Template
• Div_07_Exterior_Import_Template
• Div_07_Thermal_Moisture_Import_Template
• Div_08_Openings_Import_Template
• Div_09_Finishes_Import_Template
• Div_22_Plumbing_Import_Template
• Div_23_HVAC_Import_Template
• Div_26_Electrical_Import_Template
• Div_31_Heavy_Civil_Earthwork_Import_Template
• Div_32_Exterior_Improvements_Import_Template

NOTA
Las plantillas específicas por gremio incluyen las columnas que se usan comúnmente para ese gremio. Todas las plantillas usan la misma estructura de importación.

CONSEJO
Selecciona la plantilla que más se asemeje a los Items que se van a importar.

NOTA
Las plantillas deben completarse y guardarse como archivo CSV UTF-8 antes de enviarlas.

Importar Items a una biblioteca

Los Items pueden importarse directamente a una biblioteca personalizada (Custom Library) mediante un archivo CSV o XLSX completado. STACK valida el archivo antes de completar la importación, lo que permite revisar y corregir errores antes de que se agreguen o actualicen los Items y las estructuras de carpetas.

1. Abre un proyecto.
2. Haz clic en LIBRARIES (Bibliotecas).
3. Selecciona la biblioteca personalizada (Custom Library) a la que se importarán los Items.
4. Haz clic en el engranaje de Settings (Configuración).
5. Abre la opción de importación de Items.
6. Sube el archivo CSV o XLSX completado.
7. Revisa los resultados de la validación.
8. Corrige los errores identificados y vuelve a subir el archivo revisado, si es necesario.
9. Completa la importación.
10. Una vez completada la importación, los Items y la estructura de carpetas correspondiente aparecerán en la biblioteca personalizada seleccionada.

Revisión de errores de importación

STACK valida el archivo antes de importar cualquier Item. Los mensajes de validación identifican valores faltantes, no válidos o no admitidos en el archivo de importación.

1. Revisa los errores de validación mostrados.
2. Abre el archivo de importación.
3. Corrige los campos identificados.
4. Guarda el archivo actualizado.
5. Vuelve a subir el archivo.
6. Repite el proceso hasta que el archivo pase la validación.

NOTA
No se importa ningún Item hasta que se hayan corregido los errores de validación requeridos.

Guía de la plantilla de importación de Items

Estas tablas describen las columnas de la plantilla de importación de Items y cómo debe completarse cada campo.

CONSEJO
Comienza con un pequeño grupo de Items para validar el formato antes de enviar una importación completa.

NOTA
Durante la importación se aplican límites de caracteres. Los valores que excedan estos límites generarán errores.

Antes de importar

• Define la estructura de carpetas y la convención de nombres de la biblioteca. Consulta la plantilla de importación específica por gremio para ver ejemplos de convención de nombres.
• Asegúrate de completar todos los campos obligatorios
• No modifiques los encabezados de columna
• No incluyas filas en blanco u ocultas
• Verifica que el archivo esté guardado como CSV UTF-8
• Coverage Rate Purchase debe ser un número positivo
• Coverage Rate Measured puede ser negativo, pero no puede ser cero

Campos del Item

Estos campos definen los detalles del Item ingresados en la plantilla de importación de Items.

Detalles del Item

Estos campos corresponden a los detalles del Item en STACK.

Así es como se ve el Item en STACK.

Niveles de carpeta

• Los niveles de carpeta son opcionales
• Deben completarse en orden (no se pueden omitir niveles)
• Los Items se colocan en el nivel más profundo indicado

Ejemplo: Si se ingresa FolderLevel4, también deben ingresarse FolderLevel1–3.

Estos campos determinan cómo se organizan los Items en tu biblioteca.

Así es como se ve la estructura de carpetas en STACK.

Tipos de costo (Cost Types)

Estos campos definen los tipos de costo, los costos unitarios y los códigos contables (Accounting Code) de cada Item.

Detalles de los tipos de costo

Estos campos corresponden a los detalles de los tipos de costo (Cost Type) en STACK.

Así es como se ven los tipos de costo en STACK.

Reglas de los tipos de costo

• Se requiere al menos un tipo de costo
• Se pueden agregar hasta cinco tipos de costo por Item
• Cada tipo de costo puede incluir un costo unitario y un código contable

Actualización de Items existentes

La importación masiva puede usarse para actualizar Items existentes, incluidos sus detalles, costos y ubicación en la biblioteca.

Los elementos existentes se asocian mediante el Export ID incluido en el archivo exportado. Mantén estos valores sin cambios para que STACK pueda identificar y actualizar el Item correcto.

Se puede actualizar la siguiente información:

• Item Name
• Item Description
• Purchase Unit
• Unit of Measure
• Coverage Rates
• Ubicación de la carpeta
• Tipos de costo (Cost Types)
• Costos unitarios (Unit Costs)
• Códigos contables (Accounting Codes)

Los cambios en los campos de carpeta mueven el Item existente a la carpeta especificada sin desconectarlo de los Takeoffs, Assemblies, proyectos o Estimates asociados.

IMPORTANTE
No edites ni elimines el Item Name, el Export ID ni el Item ID al actualizar un Item exportado. Si alguno de estos valores falta o se modifica, STACK podría crear un nuevo Item en lugar de actualizar el existente.

NOTA
Los cambios en el costo unitario (Unit Cost) no actualizan los Estimates existentes. Los costos actualizados se aplican a los nuevos Estimates y a los reportes actualizados.

Limitaciones

• No se pueden eliminar Items
• No se pueden modificar las notas del Item
• No se pueden agregar ni quitar Items de los Assemblies

IMPORTANTE
Eliminar un Item es permanente. Los Items eliminados no se pueden restaurar y quedarán desconectados de los takeoffs, assemblies y estimates existentes.

Exportar Items para actualizaciones

Para actualizar Items de forma más eficiente:

1. Exporta los Items de una biblioteca personalizada (Custom Library)
2. Edita el CSV exportado
3. Envíalo para su importación

IMPORTANTE
No edites las columnas Export ID ni Item ID. Estos valores se usan para identificar los Items durante la importación. Si falta alguno de estos valores o se modifica, se creará un nuevo Item en lugar de actualizar uno existente.

Usar Google Sheets (opcional)

Si no tienes disponible Excel, la plantilla puede completarse usando Google Sheets.

1. Descarga la plantilla de importación de Items
2. Sube el archivo a Google Drive
3. Abre el archivo con Google Sheets
4. Ingresa los datos de los Items siguiendo los requisitos de la plantilla
5. Haz clic en Archivo → Descargar → Valores separados por comas (.csv, hoja actual)
6. envía un ticket de soporte con tu archivo adjunto.

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